Documentación informativa

RESUMO

O presente traballo ten como obxectivo facer unha pequena investigación que afonde no mundo da documentación informativa. Deste xeito, estudiaráse da forma máis clara e concisa posible puntos fundamentais para entender todos os aspectos relacionados coa documentación, como son conceptos, funcións, características, orixe, evolución e relación respecto aos medios de comunicación na actualidade.

PALABRAS CLAVE

Documentación, xornalismo, información, intercambio, selección, análise, organización, recuperación, búsqueda.

INTRODUCIÓN

A finais do século XIX nace a ciencia da documentación. Durante esta década, prodúcese un incremento das Academias científicas, aparición de revistas de carácter científico e artístico e de divulgación, aumento do número de xornais, invención da fotografía e do cinematógrafo, así como o telégrafo e a radiodifusión, que propician o comezo da globalización. Todo isto implica un aumento considerable da información á que os cidadáns teñen acceso, polo que a documentación se presenta como método para organizar a súa organización e circulación. É, polo tanto, unha ciencia informativa de carácter social cunha función mediadora entre o creador da información e o seu receptor.

Poderíamos engadir que a documentación é, ademais, un xeito de atopar información; de poder buscar, clasificar, ordenar, xenerar e recuperar información de utilidade.

A documentación informativa sufriu unha clara evolución que foi mudando o xeito de documentarse e incluso o propio concepto da mesma.

Hoxe en día existe unha gran variedade de soportes a través dos cales poder documentarse: medios visuais, medios impresos, sonoros... A hexemonía de internet foi un dos acontecementos clave na busca de información. A cantidade de información á que temos acceso é tan grande que a dificultade atópase, na actualidade, en saber seleccionala adecuadamente.

Documentarse é imprescindible para acceder a diversos coñecementos que nos permiten estar informados, o cal é fundamental para as persoas.

Sen embargo, no eido xornalístico esta tarefa é, se cabe, máis importante. É necesario que os xornalistas estean ben informados, xa que esa información é a que van transmitir aos cidadáns. Para estar ben informado, o acceso a documentos que permitan contrastar feitos e fontes, é imprescindible. Ademais, o poder documentarse a través da recuperación e o coñecemento de novas informacións é o xeito de enriquecer o que posteriormente se comunicará.

Podemos obter información de diversos xeitos:

• Arquivos: atoparemos documentos administrativos empregados xeralmente para inventarios. Os arquivos teñen como funcións conservar a memoria histórica dunha persoa ou dunha organización.
• Bibliotecas: nelas podemos atopar documentos bibliográficos e fondos de carácter xeral que serán de utilidade para catálogos. As bibliotecas facilitan o acceso a recursos culturais e informativos a toda unha colectividade.
• Centros de documentación: que ofrecen documentos bibliográficos e fondos especializados, empregados posteriormente para a construción de bases de datos. Funcionan para recompilar información dunha materia específica que sexa útil para un segmento específico de usuarios. Son unidades de información que se dedica á análise ou descrición do contido dos documentos e a difusión da información

CONCEPTO

A construción de concepto de documentación é un proceso complexo que se desenvolve de xeito paralelo á evolución práctica, profesional e tecnolóxica deste campo.

A documentación é unha ciencia cun enorme ámbito de aplicación e extensión, pois abarca todo tipo de documentos e soportes.

No ámbito da documentación, empréganse procesos de selección de materiais, organización, catalogación, e análise de contido.

Por unha banda, cómpre definir o concepto de Ciencia da Documentación, tarefa que desenvolven, entre outros, os seguintes autores:

O profesor López Yepes, xunto a Juan Ros consideran varios aspectos desta disciplina como fundamentais. “Documentación pode entenderse como conxunto das disciplinas (Ciencias da Documentación) relacionadas co estudo do documento, como fonte de información para obter nova información ou unha toma de decisións, disciplinas... ou, se se prefire, o estudo dos procedementos netamente informativos subseguintes ao tratamento técnico dos documentos para a eficaz difusión dos mensaxes en os contidos”

O profesor Izquierdo, un dos que máis traballou xunto con Sagredo na recopilación de definicións sobre Documentación, considera que é importante dar un valor auténtico aos propios documentos: conservar e transmitir os seus contidos.

E pola outra banda, existen outros expertos que se centran en definir con precisión o termo Documentación Informativa: 

María Eulàlia Fuentes (1997, 87), define amplamente este concepto. "O nome xenérico que se emprega para designar a disciplina que se ocupa de aplicar a teoría, os métodos e as técnicas documentais á investigación da comunicación de masas e ás distintas ciencias da comunicación, Xornalismo-documentacón xornalística e documentación audiovisual; Comunicación audiovisual-documentación audiovisual; Publicidade-documentación publicitaria; Relaciones Públicas-documentación das relacións públicas, coa finalidade de facer máis manexable e accesible a información (independentemente do seu soporte), xerada polos distintos medios de comunicación social -prensa, radio e televisión-, e tamén a xerada polo quefacer publicitario, ou o exercicio das relacións públicas, de crear novas informacións."  

Ángeles López Hernández, na súa obra "La documentación, herramienta básica del periodista y el comunicador" afirma o seguinte: 

Hernández López, Ángeles. «La documentación, herramienta básica del periodista y el comunicador.»  [en liña].us.es, 2000. <http://grupo.us.es/grehcco/ambito05/hernandez.pdf>: "Documentación ensina a clasificar, organizar, resumir e extraer as palabras claves (indización) dos mensaxes de forma eficiente e útil, facilitando e axilizando a recuperación das informacións no momento preciso, cando son necesarias para o desenvolvemento do traballo."

Antonio García Gutiérrez tamén define o concepto de documentación informativa:

García Gutiérrez, Antonio (ed.): Introducción a la Documentación Informativa y Periodística, Sevilla, Editorial Mad, S. L., 1999. "Documentación es procedemento e ferramenta que axuda a comprender e ordenar o caos cognitivo xurdido a partir do crecemento exponencial da información tecnocentífica no entorno da revolución industrial do século XIX. Uso de criterios científicos de organización e circulación."

Pérez Alarcón, no seu libro "La documentació a l'era de la informació" afirma que: 

Pérez Alarcón, Adoració (coord.): La documentació a l’era de la informació, Barcelona, Edicions de la Universitat Oberta de Catalunya, 1998. "Documentación é unha disciplina que se ocupa basicamente de aplicar unha chea de técnicas que permiten estruturar e organizar os documentos en chamados sistemas de información. Só así será posible a recuperación e localización dos documentos, da información".

Na obra "Manual de documentación para la comunicación", Miguel Moreno Gallo afirma que 

Moreno Gallo, Miguel Ángel: Manual de documentación para la comunicación, Burgos, Servicio de Publicaciones e Imagen Institucional Universidad de Burgos, 2009."Documentación non é só xestión de arquivos, é valoración e aportación de datos, análises e opinións".

ORIXE

Os cimentos da documentación son as ideas e os conceptos que o home foi capaz de representar ao longo da historia en moi diversos materiais. Así pois, son documentos as obras de arte, a bibliografía xeral e especializada e calquera expresión humana que foi sometida a un proceso de inxenio, estudo, investigación, etc.

Polo tanto, a documentación é herdeira do proceso intelectual, aportando elementos lexibles, abstraíbles e asimilables dunha realidade elaborada ou non.

A documentación é, en esencia, a suma daquelas ideas que representan parcelas da realidade. Este concepto foi descuberto por Paul Otlet e Henri La Fontaine, principais responsables da biblioteconomía e documentación moderna, coa fundación en Bruselas do Instituto Internacional de Bibliografía en 1895.

O proceso de documentación consolidaráse posteriormente coa labor de investigadores como os ingleses Brian Campbell Wickery e Samuel Clement Bradford, ou o alemán Ernst Hermann Ericj Piestsch.

PRINCIPIOS

Tal e como apunta o profesor Félix del Valle Gastaminza, da Universidade Complutense de Madrid (UCM), podemos clasificar os principios da documentación informativa, básicamente en dous:

Principios teleolóxicos: Marcados polos obxectivos fundamentais da información xornalística.

• Principio verificativo: causa orixinaria fundamental da actividade documental xornalística.
• Principio explicativo: causa final específica da actividade documental xornalística.
• Principio editorial: constitúe unha perspectiva subxetiva das anteriores e reúne dous dimensións: a ideolóxica (línea editorial do medio) e a formal.

Principios formais e circunstanciais: A razón de ser da documentación está no seu posterior uso, polo que é necesario determinar o emprego futuro das fontes.

• Principio de perdurabilidade: razón formal da actividade documental xornalística, que tende a fixar a utilidade futura e o grao de permanencia de textos e referencias.
• Principio de adecuación funcional: regla metodolóxica na actividade documental xornalística, pola que esta se orienta ao tratamento específico que precisa cada tarefa e medio documental, dacordo coa súa natureza e a función que realiza.
• Principio limitativo: supón o conxunto de circunstancias reais da actividade documental xornalística, que limitan o seu exercicio: localización, ámbito de difusión, tipo de publicación, periodicidade...

CARACTERÍSTICAS DA INFORMACIÓN DE ACTUALIDADE

A información de actualidade non está formada por feitos puntuais, acontecementos independentes que non gardan relación entre si. Un conxunto de causas e efectos derivados de actividades políticas, económicas, sociais e culturais constitúen a información de cada día. As noticias teñen, polo tanto, antecedentes e consecuencias. Unhas noticias relaciónanse entre elas, e dunhas derivan outras. Polo tanto, a función dos medios de información consiste, entre outras moitas, en ofrecer ao receptor información documentada, na que cada noticia poda ser vista en función das súas relacións coa información actual.

A información documentada debe ser investigada e explicada, pero atópase a miudo con obstáculos como a premura de tempo característica dos medios de comunicación, o exceso de fontes documentais e a sobrecarga de información que dificulta esa selección necesaria da información á que temos acceso.

FUNCIÓNS E FINALIDADES

Galdón establece catro funcións moi claras e concisas:

• Función comprobatoria o verificativa: comprobar a exactitude dos feitos e a corrección de nome e identificacións.
• Función preparatoria: suministro de documentación previo ao informador.
• Función completiva: non se limita a suministrar datos de xeito escueto e inconexo, senón que procura explicar causas e consecuencias.
• Función orientadora: suministrar ao medio datos, citas resúmenes, opinións, análises, e ideas ao servizo do seu laborar específica, para facer realidade os principios editoriais da empresa.

Por outra parte, segundo Paul Otlet, os fins da documentación baséanse en:

• Analizar e ordenar todos os documentos adquiridos para recuperar todos os documentos.
• Xenerar documentos secundarios, como as bibliografías .
• Conservar todo o pensamento humano .
• Realizar o proceso con rapidez.

A finalidade da documentación radica en proporcionar información seleccionada no menor tempo posible. A experta Josefa Sabor sinala que “o ciclo da documentación é identificar, organizar e arquivar a información para pasar de aí ao da súa transformación, síntese e difusión. En suma, a documentación ten unha función activa, entregar ao investigador o material que require e organizalo”.

CENTRO DE DOCUMENTACIÓN DUN MEDIO

O proceso de documentación nun medio ten unha serie de funcións, características e fins.

Os medios de comunicación poder considerarse, ademais de receptores, produtores de información, polo que deben levar a cabo a xestión da información, e o servicio de documentación. Para evitar a repetición, é necesaria unha boa estruturación e uns sólidos criterios de ordenación e clasificación da información. Os medios de comunicación, ademais, han de poseer rapidez na resposta ante a demanda de información; e debe propoñerse unhas etapas de vixencia legal-administrativa dos documentos.

Debe terse en conta tamén a diversificación de usuarios aos que se dirixen.

No referido ás súas funcións, o profesor Félix del Valle Gastaminza (UCM), destaca as seguintes:

Verificación da exactitude da información e correción de datos: problemas ortográficos, dúbidas idiomáticas, precisión nas datas e exactitude nos termos das declaracións, tratados e discursos.

Contextualización, é dicir, emprego de datos complexos, cronoloxías, dossieres temáticos, etc. capaces de apoiar a información que serven como complemento, interpretación, síntesis ou comentario.

Apoio visual da información con fotografías, gráficos, infografía, mapas... No caso da documentación en televisión, o emprego de planos de recurso.

Actuar como memoria dinámica da propia empresa informativa, formando un importante soporte da liña editorial do medio.

Investigación: preparar e editar o seu propio material ou redactar materiais que dará o medio: cronoloxías, biografías de personaxes, etc.

Por outra parte, os fins do proceso documental poden resumirse en:

Facilitar a recuperación e uso dos documentos polos usuarios, e

Garantir a súa conservación.

MAPA CONCEPTUAL

A continuación engado un mapa conceptual que resume os puntos básicos derivados do estudo realizado.

Mapa Conceptual | Sabela Rodríguez (click para agrandar)

FONTES:

• • Galdón López, Gabriel (coord.): Teoría y práctica de la documentación informativa, Barcelona, Ariel comunicación, 2002.

    
    
  • Ros-Martín, Marcos.  «El Documentalista Enredado» [en liña] .documentalistaenredado.net, 2012. ENLACE

    
    
  • Valle Gastaminza, Félix del. «La documentación en la empresa informativa» [en liña] .ucm.es, 2002. ENLACE

    
    
  • Blázquez Ochando, Manuel. «Historia de la ciencia de la documentación» [en liña].blogspot.com.es, 2008. ENLACE

    
    
  • Universidad San Jorge. «Documentación informativa» [en liña].scribd.com ,  2007. ENLACE

    
    
  • Cabrera Méndez, Macarena -Universidad Politécnica de Valencia- «Introducción a la documentación informativa» [en liña].upv.es,    2010. ENLACE